Privacyverklaring

In deze privacyverklaring wordt er uitgelegd welke informatie wij verzamelen over individuen, waarvoor we deze informatie gebruiken en aan wie we deze informatie doorgeven. Het legt ook de toepasselijke rechten uit met betrekking tot persoonlijke gegevens en hoe u contact met ons kan opnemen in verband met privacy.

Voor wie is deze privacyverklaring van toepassing en wat het houdt het in?

Deze privacyverklaring is van toepassing op elk van de behorende entiteiten die behoren tot de groep van bedrijven onder de merknaam Finvision. Elke Finvision-entiteit is een aparte en onafhankelijke juridische entiteit en deze privacyverklaring is van toepassing op elk afzonderlijk.

Wij willen het beschermen van uw privacy verzekeren en gaan met uw informatie op een open en transparante wijze om.

Deze privacyverklaring legt uit hoe wij uw informatie zullen verzamelen, verwerken, opslaan en beschermen wat betreft:

  • dienstverlening aan onze klanten
  • het gebruiken van Finvision.be of andere websites die door Finvision aangeboden worden
  • alle andere activiteiten die zijn uitgevoerd door Finvision die het verwerken van persoonsgegevens bevat.

Welke informatie verzamelen wij?

In het kader van de dienstverlening aan u of onze klanten en het uitvoeren van due diligence controles gelinkt met onze diensten (of het bespreken van mogelijke diensten die wij kunnen leveren), zullen wij persoonlijke gegevens over u verzamelen of verkrijgen. Wij kunnen ook persoonsgegevens verzamelen van u wanneer u onze website gebruikt in de vorm van cookies.

We kunnen dergelijke gegevens verzamelen of verkrijgen, omdat u deze aan ons verstrekt (bijvoorbeeld via een formulier op onze website), omdat anderen deze gegevens aan ons geven (bijvoorbeeld uw werkgever, adviseur of externe dienstverleners die we gebruiken om onze diensten uit te voeren) of omdat het publiek beschikbaar is.

We kunnen ook persoonlijke gegevens van u verzamelen of verkrijgen, omdat wij dit kunnen afleiden in de gegevens waarmee u communiceert tussen ons en anderen.  Bijvoorbeeld, wij (of onze dienstverleners) kunnen cookies gebruiken (kleine tekstbestanden die zijn opgeslagen in de browser van een gebruiker).

De persoonlijke gegevens die wij verzamelen of krijgen kunnen zijn: uw naam; leeftijd; geboortedatum; geslacht; e-mailadres; telefoonnummer; thuisadres; verblijfsplaats; familiesituatie; gegevens over werk en onderwijs; financiële en belasting gerelateerde informatie; uw berichten op openbare websites of sociale media die wij voorzien; uw IP adres; uw browsertype en taal; uw aanmeldtijden; klachten; details over uw gebruik van onze producten en diensten; details over hoe u met ons communiceert en andere soortgelijke informatie.

De persoonlijke gegevens die we verzamelen, kunnen ook zogenaamde ‘gevoelige’ of ‘speciale categorieën’ bevatten van uw persoonlijke gegevens, zoals het rijksregisternummer, details over uw seksuele geaardheid (bijvoorbeeld als u ons gegevens verstrekt over uw echtgenoot of partner).

De types persoonlijke gegevens en speciale categorieën van persoonlijke gegevens die we verzamelen kunnen variëren, afhankelijk van de aard van de diensten die we aan u of onze klant leveren, of hoe u onze website gebruikt. Onder sommige speciale omstandigheden kunnen we ook andere speciale categorieën van persoonlijke gegevens verzamelen, omdat u die gegevens vrijwillig aan ons verstrekt of wij zijn verplicht om die gegevens te verzamelen als gevolg van wettelijke verplichtingen die ons worden opgelegd.

Wanneer we persoonlijke gegevens ontvangen zorgen we ervoor dat we de nodige inspanningen doen om clausules op te nemen in het contract met de cliënt waarin vereist wordt dat hij zich houdt aan de privacywetgeving en voorschriften die relevant zijn voor persoonlijke gegevens. Dit kan bijvoorbeeld de klant zijn die u op de hoogte heeft gebracht van de verzameling (en andere zaken) en heeft hier de noodzakelijke toestemming voor om die informatie te verwerken zoals beschreven in deze privacy uitspraak.

Hoe gebruiken we informatie over u?

We zullen uw persoonlijke gegevens gebruiken om u of onze klant de gevraagde services te leveren. Hieruit volgend zouden wij uw persoonlijke gegevens gebruiken in correspondentie met betrekking tot de geleverde diensten. Omdat we een breed aanbod van diensten aanbieden aan onze klanten is de manier waarop we de gegevens gebruiken variërend, bijvoorbeeld: wij gebruiken persoonlijke gegevens:

  • Van een klant zijn/haar werknemers om werknemers te helpen bij het beheren van hun belastingaangelegenheden wanneer ze in het buitenland werken.
  • Van een klant zijn/haar werknemers en klanten tijdens het uitvoeren van een audit (of soortgelijke activiteit) voor een klant.
  • Van een klant zijn bestuurders om te voldoen aan de voorschriften tegen het witwassen van geld.
  • Van een klant om hem/haar te helpen bij het voltooien van een belastingaangifte van één van haar medewerkers en om hem op de hoogte te houden tijdens de uitvoering van onze diensten en de klant ook op de hoogte te houden van de voortgang van het project  of om hen de resultaten van onze projecten te melden.
  • Voor toepasselijke wettelijke of regelgevende vereisten (inclusief verzoeken van bevoegde overheid).
  • Voor administratieve doeleinden.
  • Voor financiële administratie, facturering en risicoanalysedoeleinden.
  • Voor doeleinden voor klantrelaties.
  • Voor werving en bedrijfsontwikkeling.
  • Voor bescherming van onze rechten en die van onze klanten.
  • We kunnen uw persoonlijke gegevens die via onze website zijn verzameld ook gebruiken om onze website te beheren en verbeteren.

In alle bovenstaande gevallen en in alle andere gevallen waarin wij uw persoonlijke gegevens gebruiken, geven wij u de mogelijkheid om onze aanbiedingen en verzoeken op elk moment te weigeren door contact met ons op te nemen. Onze gegevens kan u hieronder terugvinden. In specifieke gevallen, indien nodig, bijvoorbeeld voor het geval u nog geen klant bent, zullen wij ervoor zorgen dat u voorafgaand toestemming geeft voordat wij communicatiematerialen of andere marketingaanvragen versturen (zie ook de volgende sectie).

De juridische gronden die we gebruiken voor het verwerken van persoonlijke informatie

We gebruiken uw persoonlijke gegevens voor de hierboven beschreven doeleinden omdat:

  1. Wij onderworpen zijn aan wettelijke en reglementaire verplichtingen, zoals het bijhouden van gegevens voor wettelijke of fiscale doeleinden of voor het verstrekken van informatie aan een openbare instantie of de politie.
  2. De informatie vereist is om onze diensten aan u of onze klant te kunnen bieden (uitvoering van een contract).
  3. We oprechte interesses hebben bij de effectieve levering van onze diensten aan u of onze klant. Alsook door onze oprechte interesses in de effectieve en wettelijke werking van ons bedrijf zolang als dergelijke belangen niet opwegen tegen uw interesses.

Voor zover we gevoelige, persoonlijke gegevens met betrekking tot u verwerken voor een van de hierboven beschreven doeleinden, zullen we dit doen omdat:

  1. U ons uw uitdrukkelijke toestemming heeft gegevens om die gegeven te verwerken.
  2. We wettelijk verplicht zijn om die gegevens te verwerken en om er voor te zorgen dat we voldoen aan onze ‘ken je klant’ en ‘anti-witwas’ verplichtingen (of andere wettelijke verplichtingen die ons worden opgelegd).
  3. De verwerking noodzakelijk is voor de oprichting, het uitoefenen of verdedigen van legale claims.
  4. U de gegevens openbaar heeft gemaakt.

Aan wie verstrekken we uw informatie?

In verband met één of meer van de doeleinde die worden uiteengezet in de “Hoe wij uw informatie  gebruiken over u?” sectie hierboven, kunnen we details over u bekendmaken aan: andere entiteiten met Finvision; derden die diensten aan ons leveren; bevoegde autoriteiten; uw werkgever en/of hun adviseurs; uw adviseurs; organisaties die ons helpen de incidenten van fraude te verminderen en andere derden die toegang nodig hebben tot persoonsgegevens met betrekking tot u, voor een of meerdere van de doeleinden die worden uiteengezet in de “Hoe wij informatie over u gebruiken?“ sectie hierboven.

Mogelijk moeten we ook uw persoonlijke gegevens vrijgeven als dit nodig is voor de wet, een regulator of tijdens juridische procedures.

Bescherming van uw persoonlijke informatie

We gebruiken een reeks fysieke, elektronische en bestuurlijke maatregelen om ervoor te zorgen dat uw persoonlijke gegevens veilig, nauwkeurig en up-to-date blijven in overeenstemming met ons veiligheidsbeleid.

Hoelang bewaren we uw gegevens?

We bewaren uw persoonlijke gegevens voor de langste van de volgende periodes op onze systemen: (i) zo lang als nodig is voor de relevante activiteit of diensten: (ii) elke bewaartermijn die wettelijk verplicht is: of (iii) het einde van de periode waarin rechtszaken of onderzoeken zouden kunnen plaatsvinden die ontstaan zijn met betrekking tot de geleverde diensten.

Uw rechten

U hebt verschillende rechten met betrekking tot uw persoonlijke gegevens. In het bijzonder heeft u het recht om:

  • Bevestiging te krijgen dat we uw persoonlijke gegevens verwerken en een kopie aan te vragen van de persoonlijke gegevens die we over u bewaren.
  • Te vragen dat we de persoonlijke gegevens die we over u hebben, bijwerken of persoonlijke gegevens corrigeren waarvan u denkt dat deze onjuist of onvolledig is.
  • Te vragen dat we persoonlijke gegevens die we over u hebben, verwijderen of de toegang beperken waarmee we dergelijke persoonlijke gegevens gebruiken.
  • Uw toestemming voor onze verwerking van uw persoonlijke gegevens in te trekken (voor zover dergelijke verwerking is gebaseerd op instemming).
  • Een kopie te ontvangen van de persoonlijke gegevens van u die u ons hebt verstrekt, in een gestructureerd, veel gebruikt en machinaal leesbaar format en om deze persoonlijke gegevens naar een andere partij te verzenden (voor zover de verwerking gebaseerd is op instemming of een contract).
  • Bezwaar tekenen tegen onze verwerking van uw persoonlijke gegevens.

Om uw rechten uit te oefenen of als u andere vragen heeft over ons gebruik van uw persoonlijke gegevens, stuur een e-mail naar privacy@finvision.be of schrijf ons op het onderstaande adres:

Finvision Corporate Services
Kuringersteenweg 172
3500 Hasselt, België

U kunt deze contactgegevens ook gebruiken als u een klacht bij ons wilt indienen met betrekking tot uw privacy. Wij geven de voorkeur aan contact via e-mail.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

We kunnen deze privacyverklaring op elk moment wijzigen.

Om u te laten weten wanneer we deze privacyverklaring wijzigen, zullen we de herzieningsdatum bovenaan deze pagina plaatsen. De nieuwe gewijzigde verklaring zal van toepassing zijn vanaf die revisiedatum. Daarom raden we u aan dit regelmatig te controleren. Zo kan u worden geïnformeerd over hoe we uw informatie beschermen.