Privacy & cookie policy

Voor wie is deze privacyverklaring van toepassing en wat het houdt het in?

Deze privacyverklaring is van toepassing op elk van de entiteiten die behoren tot de groep van bedrijven actief onder de merknaam Finvision. Elke Finvision-entiteit is een aparte en onafhankelijke juridische entiteit en deze privacyverklaring is van toepassing op elk afzonderlijk:

• Finvision BV Zuiderlaan 14/12, 1731 Zellik, 654.862.638
• Finvision Accountancy, Zuiderlaan 14/12, 1731 Zellik, 816.810.571
• Finvision Audit, Zuiderlaan 14/12, 1731 Zellik, 668.446.794

Ook Finvision dochterondernemingen die hier niet expliciet opgenomen zijn vallen onder deze verklaring, dit wilt zeggen elke onderneming die gecontroleerd of gedeeltelijk gecontroleerd is door Finvision.

Wij willen het beschermen van uw privacy verzekeren en gaan met uw informatie op een open en transparante wijze om. We streven ernaar om alle persoonsdata te verwerken in lijn met de de Algemene Verordening Gegevensverwerking/ General Data Protection Regulation (EU) 2016/679 (“GDPR”).

Deze privacyverklaring legt uit hoe wij uw informatie zullen verzamelen, verwerken, opslaan en beschermen wat betreft:

• dienstverlening aan onze klanten
• het gebruiken van Finvision.be of andere websites die door Finvision aangeboden worden
• alle andere activiteiten die zijn uitgevoerd door Finvision die het verwerken van persoonsgegevens bevat.

Welke informatie verzamelen wij?

In het kader van de dienstverlening aan u of onze klanten en het uitvoeren van due diligence controles gelinkt met onze diensten (of het bespreken van mogelijke diensten die wij kunnen leveren), zullen wij persoonlijke gegevens over u verzamelen of verkrijgen. Wij kunnen ook persoonsgegevens verzamelen van u wanneer u onze website gebruikt in de vorm van cookies.

We kunnen dergelijke gegevens verzamelen of verkrijgen, omdat u deze aan ons verstrekt (bijvoorbeeld via een formulier op onze website), omdat anderen deze gegevens aan ons geven (bijvoorbeeld uw werkgever, adviseur of externe dienstverleners die we gebruiken om onze diensten uit te voeren) of omdat ze publiek beschikbaar zijn.

We kunnen ook persoonlijke gegevens van u verzamelen of verkrijgen, omdat wij dit kunnen afleiden uit de gegevens waarmee u communiceert tussen ons en anderen.

Bijvoorbeeld, wij (of onze dienstverleners) kunnen cookies gebruiken (kleine tekstbestanden die zijn opgeslagen in de browser van een gebruiker).

De persoonlijke gegevens die wij verzamelen of krijgen kunnen zijn: uw naam; leeftijd; geboortedatum; geslacht; e-mailadres; telefoonnummer; thuisadres; verblijfsplaats; familiesituatie; gegevens over werk en onderwijs; financiële en belasting gerelateerde informatie; uw berichten op openbare websites of sociale media die wij voorzien; uw IP adres; uw browsertype en taal; uw aanmeldtijden; klachten; details over uw gebruik van onze producten en diensten; details over hoe u met ons communiceert en andere soortgelijke informatie.

De persoonlijke gegevens die we verzamelen, kunnen ook zogenaamde ‘gevoelige’ of ‘speciale categorieën’ bevatten van uw persoonlijke gegevens, zoals het rijksregisternummer, details over uw seksuele geaardheid (bijvoorbeeld als u ons gegevens verstrekt over uw echtgenoot of partner).

De types persoonlijke gegevens en speciale categorieën van persoonlijke gegevens die we verzamelen kunnen variëren, afhankelijk van de aard van de diensten die we aan u of onze klant leveren, of hoe u onze website gebruikt. Onder sommige speciale omstandigheden kunnen we ook andere speciale categorieën van persoonlijke gegevens verzamelen, omdat u die gegevens vrijwillig aan ons verstrekt of wij verplicht zijn om die gegevens te verzamelen als gevolg van wettelijke verplichtingen die ons worden opgelegd.

Tenzij anders contractueel afgesproken is Finvision steeds een Data Controller voor de gegevens die we verwerken. Dit wilt zeggen dat wij de doeleinden en manier van verwerking bepalen in onze rol als adviseur, accountant of revisor.

Wanneer we persoonlijke gegevens ontvangen zorgen we ervoor dat we de nodige inspanningen doen om clausules op te nemen in het contract met de cliënt waarin vereist wordt dat hij zich houdt aan de privacywetgeving en voorschriften die relevant zijn voor persoonlijke gegevens. Dit kan bijvoorbeeld de klant zijn die u op de hoogte heeft gebracht van de verzameling (en andere zaken) en heeft hier de noodzakelijke toestemming voor om die informatie te verwerken zoals beschreven in deze privacy uitspraak.

Ons cookiesbeleid

Een cookie is een klein tekstbestand dat op uw toestel is geplaatst door een webserver bij het bezoeken van de site. Het is een soort identificatiebewijs dat helpt de ene van de andere gebruiker te onderscheiden. Een cookie is uniek en kan alleen worden gelezen door de server die u de cookie heeft verschaft.

Cookies hebben verschillende functies, die kunnen worden onderscheiden in drie categorieën: functionele cookies, analytische cookies en technische cookies. Functionele cookies zijn cookies die benodigd zijn om de website te laten functioneren. Hierbij valt te denken aan cookies die onthouden welke taalinstelling u hebt gekozen of een keuze om niet gevolgd te worden. Analytische cookies worden onder andere gebruikt om de kwaliteit en effectiviteit van de website te meten, bijvoorbeeld door bezoekersstatistieken te registreren. Technische cookies zijn noodzakelijk voor de goede werking van de website.

De actueel gebruikte cookies zijn steeds te raadplegen via de cookiebot banner op onze website.

Hoe gebruiken we informatie over u?

We zullen uw persoonlijke gegevens gebruiken om u of onze klant de gevraagde services te leveren. Hieruit volgend zouden wij uw persoonlijke gegevens gebruiken in correspondentie met betrekking tot de geleverde diensten. Omdat we een breed aanbod van diensten aanbieden aan onze klanten is de manier waarop we de gegevens gebruiken variërend, bijvoorbeeld: wij gebruiken persoonlijke gegevens:

• van een klant zijn/haar werknemers om werknemers te helpen bij het beheren van hun belastingaangelegenheden wanneer ze in het buitenland werken.
• van een klant zijn/haar werknemers en klanten tijdens het uitvoeren van een audit (of soortgelijke activiteit) voor een klant.
• van een klant zijn bestuurders om te voldoen aan de voorschriften tegen het witwassen van geld.
• van een klant om hem/haar te helpen bij het voltooien van een belastingaangifte van één van haar medewerkers en om hem op de hoogte te houden tijdens de uitvoering van onze diensten en de klant ook op de hoogte te houden van de voortgang van het project of om hen de resultaten van onze projecten te melden.
• voor toepasselijke wettelijke of regelgevende vereisten (inclusief verzoeken van bevoegde overheid).
• voor administratieve doeleinden.
• voor financiële administratie, facturering en risicoanalysedoeleinden.
• voor doeleinden voor klantrelaties.
• voor het organiseren van fysieke & virtuele evenementen.
• voor werving en bedrijfsontwikkeling.
• voor directe marketing (na expliciete toestemming).
• voor bescherming van onze rechten en die van onze klanten.
• voor selectie & rekrutering.
• we kunnen uw persoonlijke gegevens die via onze website zijn verzameld ook gebruiken om onze website te beheren en verbeteren.
• via sociale media (oa Linkedin, Instagram,..), bij het reageren op Finvision gerelateerde communicatie of berichten. We raden u steeds om voorzichtig te zijn met informatie te delen via sociale media gezien het publieke karakter hiervan. De privacy & cookie verklaringen van de desbetreffende platformen blijven ook steeds van toepassing.

In alle bovenstaande gevallen en in alle andere gevallen waarin wij uw persoonlijke gegevens gebruiken, geven wij u de mogelijkheid om onze aanbiedingen en verzoeken op elk moment te weigeren door contact met ons op te nemen. Onze gegevens kan u hieronder terugvinden. In specifieke gevallen, indien nodig, bijvoorbeeld voor het geval u nog geen klant bent, zullen wij ervoor zorgen dat u voorafgaand toestemming geeft voordat wij communicatiematerialen of andere marketingaanvragen versturen (zie ook de volgende sectie).

De juridische gronden die we gebruiken voor het verwerken van persoonlijke informatie.

We gebruiken uw persoonlijke gegevens voor de hierboven beschreven doeleinden omdat:

• wij onderworpen zijn aan wettelijke en reglementaire verplichtingen, zoals het bijhouden van gegevens voor wettelijke of fiscale doeleinden of voor het verstrekken van informatie aan een openbare instantie of gerechtelijke overheid.
• de informatie vereist is om onze diensten aan u of onze klant te kunnen bieden (uitvoering van een contract).
• we oprechte interesses hebben bij de effectieve levering van onze diensten aan u of onze klant. Alsook door onze oprechte interesses in de effectieve en wettelijke werking van ons bedrijf zolang als dergelijke belangen niet opwegen tegen uw interesses.

Voor zover we gevoelige, persoonlijke gegevens met betrekking tot u verwerken voor een van de hierboven beschreven doeleinden, zullen we dit doen omdat:

• u ons uw uitdrukkelijke toestemming heeft gegevens om die gegeven te verwerken.
• we wettelijk verplicht zijn om die gegevens te verwerken en om er voor te zorgen dat we voldoen aan onze ‘ken je klant’ en ‘anti-witwas’ verplichtingen (of andere wettelijke verplichtingen die ons worden opgelegd).
• de verwerking noodzakelijk is voor de oprichting, het uitoefenen of verdedigen van legale claims.
• u de gegevens openbaar heeft gemaakt.

Rekrutering

In het specifieke geval waarin u contact neemt met ons of wij u contacteren voor een vacature zullen uw persoonsgegevens verwerkt worden in het kader van de selectie en screening. We verwerken dan een brede categorie aan persoonsgegevens, door u aangeleverd aan onze recruiters:

• Identificatiegegevens
• Contact gegevens
• Opleidingshistoriek
• Geboortedatum
• Professionele achtergrond
• Eventuele referentiecontactpersonen
• Andere persoonsdata inbegrepen in uw CV & communicatie.
• Gegevens publiek gemaakt via sociale media

Indien uw sollicitatie niet weerhouden werd bewaren we uw gegevens in onze wervingsreserve voor een periode van twaalf maanden. Via gespecialiseerde platformen zal u na deze periode kunnen gevraagd worden voor een verlenging van de bewaartermijn, zonder expliciete instemmingen worden uw gegevens gewist.

Bij een succesvol selectieproces zal ons intern privacy beleid van toepassing worden op uw persoonsgegevens.

Aan wie verstrekken we uw informatie?

In verband met één of meer van de doeleinde die worden uiteengezet in de “Hoe wij uw informatie gebruiken over u?” sectie hierboven, kunnen we details over u bekendmaken aan: andere Finvision-entiteiten; specifiek aangeduide derden die diensten aan ons leveren; bevoegde autoriteiten; uw werkgever en/of hun adviseurs; uw adviseurs; organisaties die ons helpen de incidenten van fraude te verminderen en andere derden die toegang nodig hebben tot persoonsgegevens met betrekking tot u, voor een of meerdere van de doeleinden die worden uiteengezet in de “Hoe wij informatie over u gebruiken?“ sectie hierboven.

Mogelijk moeten we ook uw persoonlijke gegevens vrijgeven als dit nodig is voor de wet, een toezichthouder of tijdens juridische procedures.

Bescherming van uw persoonlijke informatie.

We gebruiken een reeks fysieke, elektronische en bestuurlijke maatregelen om ervoor te zorgen dat uw persoonlijke gegevens veilig, nauwkeurig en up-to-date blijven in overeenstemming met ons veiligheidsbeleid.

Bewaringslocatie:

Tenzij anders overeengekomen zullen uw persoonsgegevens bewaard worden binnen de Europese Economische Zone (“EEA”) of gebieden buiten de EEA die erkend zijn door de Europese Commissie als vertrouwde partij op het vlak van gegevens bescherming (op basis van standaard contractuele clausules of internationale overeenkomsten)

Hoelang bewaren we uw gegevens?

We bewaren uw persoonlijke gegevens voor de langste van de volgende periodes op onze systemen: (i) zo lang als nodig is voor de relevante activiteit of diensten; (ii) elke bewaartermijn die wettelijk verplicht is; of (iii) het einde van de periode waarin rechtszaken of onderzoeken zouden kunnen plaatsvinden die ontstaan zijn met betrekking tot de geleverde diensten.

Uw rechten

U hebt verschillende rechten met betrekking tot uw persoonlijke gegevens. In het bijzonder heeft u het recht om:

• bevestiging te krijgen dat we uw persoonlijke gegevens verwerken en een kopie aan te vragen van de persoonlijke gegevens die we over u bewaren.
• te vragen dat we de persoonlijke gegevens die we over u hebben, bijwerken of persoonlijke gegevens corrigeren waarvan u denkt dat deze onjuist of onvolledig is.
• te vragen dat we persoonlijke gegevens die we over u hebben, verwijderen of de toegang beperken waarmee we dergelijke persoonlijke gegevens gebruiken.
• uw toestemming voor onze verwerking van uw persoonlijke gegevens in te trekken (voor zover dergelijke verwerking is gebaseerd op instemming).
• een kopie te ontvangen van de persoonlijke gegevens van u die u ons hebt verstrekt, in een gestructureerd, veel gebruikt en machinaal leesbaar format en om deze persoonlijke gegevens naar een andere partij te verzenden (voor zover de verwerking gebaseerd is op instemming of een contract).
• bezwaar tekenen tegen onze verwerking van uw persoonlijke gegevens.

Om uw rechten uit te oefenen of als u andere vragen heeft over ons gebruik van uw persoonlijke gegevens, stuur een e-mail naar privacy@finvision.be of schrijf ons op het onderstaand adres:

Finvision BV
Zuiderlaan 14/12
1731 Zellik, België

U kunt deze contactgegevens ook gebruiken als u een klacht bij ons wilt indienen met betrekking tot uw privacy. Wij geven de voorkeur aan contact via e-mail.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

We kunnen deze privacyverklaring op elk moment wijzigen.

Om u te laten weten wanneer we deze privacyverklaring wijzigen, zullen we de herzieningsdatum bovenaan deze pagina plaatsen. De nieuwe gewijzigde verklaring zal van toepassing zijn vanaf die revisiedatum. Daarom raden we u aan dit regelmatig te controleren. Zo kan u worden geïnformeerd over hoe we uw informatie beschermen.