Office Assistant

Als office assistant ondersteun je het kantoor in Hasselt en de collega’s op allerlei manieren. Je krijgt energie van een gevulde dag, waarin je het volledige office management ter harte neemt en ook administratief de handen uit de mouwen steekt. Je komt terecht in een team van management assistants, waar je aan rapporteert.
Het grootste deel van jouw werkdag sta je in contact met klanten en medewerkers. Zowel telefonisch als face to face sta je hen te woord en tracht je hen verder te helpen. Concreet voer jij dagdagelijks de volgende taken uit:

Administratief
• Eerste aanspreekpunt bij telefoongesprekken en ontvangst bezoekers van Office House (dus ook voor een aantal andere ondernemingen in het gebouw)
• Beheer vergaderzalen via de online tool
• Beheer van de dagelijkse kantoorplanning
• Verwerken van de dagelijkse inkomende post
• Scannen van bepaalde ontvangen documenten en aan dossierbeheerders bezorgen of bewaren in het dossier
• Een aantal praktische zaken regelen: planten water geven, broodjes bestellen, orde bewaren…
• Aanspreekpunt voor kleine IT-problemen op kantoor
• Beheer office supplies (kantoormateriaal & dranken)
• Assistentie bij opmaak van PowerPoint, Excel, Word
• Ondersteuning van de zaakvoerders (agendabeheer, planning van events, personeelstoelichtingen, restaurants reserveren,…)
• Dagelijkse controle van de bestandsbenamingen (+/- 15 min/dag)
• Inschrijvingen opleidingen, aanvragen kmo-portefeuilles
• Bijwerken van notulenboeken
• Diverse ad hoc ondersteuning van de verschillende afdelingen
• Actief meedenken over mogelijke optimalisaties op kantoor

Boekhoudkundig
• Ondersteuning bij het indienen van diverse aangiftes: opslaan & hernoemen van de ontvangstbewijzen in de dossiers (btw, IC, bedrijfsvoorheffing)
• Scannen van aankoop- en verkoopfacturen voor de dossierbeheerders
• Elektronisch indienen aangifte btw
• Periodiek indienen van de fiches 281.20 & 281.50
• Neerleggen van jaarrekeningen
• Elektronisch indienen btw-listings

• Je ademt de (Fin)VISION-waarden, nl. Verbonden, Integer, Snel, Inzichtelijk, Ondernemend en Nuchter.
• Jij zette reeds jouw eerste stappen in een administratieve en ondersteunende rol, maar wil graag jouw opgedane kennis bij ons verbreden en verdiepen.
• Een gezonde dosis nieuwsgierigheid voor financiën of boekhouden vinden we een absolute troef.
• Je werkt vlot (en graag) met Microsoft Word & PowerPoint.
• Jij houdt van veel actie: “Handen uit de mouwen steken en doen!”
• Jij werkt volgens het motto: “Ik zeg wat ik doe en doe wat ik zeg!”
• Je zet graag de puntjes op de i.
• Jij beseft dat een klein gebaar een groot verschil maakt en jij handelt ernaar.
• Voor jou primeert steeds het gezond boerenverstand!
• Jij houdt de communicatielijnen kort en de flexibiliteit hoog, waardoor jij snel schakelt indien nodig.

• Werkzekerheid gegarandeerd: je komt bij ons werken met een contract van onbepaalde duur.
• Je gaat voltijds aan de slag, van 8u00 tot 17u00 met 1 uur pauze. Je zorgt namelijk voor permanentie op kantoor.
• Jouw werklocatie wordt ons kantoor te Hasselt, goed gelegen en vlot bereikbaar.
• Je kan rekenen op een verloning matchend met jouw talent en persoonlijke ontwikkeling.